Ile naprawdę kosztuje firmę jeden pracownik

Gdy rozmawiasz z kimś o zarobkach, zazwyczaj padają dwie liczby: kwota brutto z umowy i to, co faktycznie ląduje na koncie, czyli popularne netto. Dla pracownika sprawa jest w miarę jasna. Schody zaczynają się wtedy, gdy spojrzysz na tabelę Excela z perspektywy właściciela firmy. Kwota z umowy to dopiero początek drogi, a nie finalny rachunek.

Według oficjalnych danych Głównego Urzędu Statystycznego, przeciętny miesięczny koszt pracy na jednego zatrudnionego w Polsce wynosi blisko 11 tysięcy złotych. To o ponad 52 procent więcej niż jeszcze w 2020 roku. Te liczby pokazują, że presja płacowa i rosnące obciążenia robią swoje, a prowadzenie biznesu z roku na rok staje się droższe.

Co składa się na ukrytą górę lodową?

Kiedy zatrudniasz kogoś na umowę o pracę przy minimalnym wynagrodzeniu wynoszącym 4806 zł brutto, nie płacisz tylko tej kwoty. Do tego dochodzą składki ZUS finansowane bezpośrednio przez pracodawcę – czyli składka emerytalna, rentowa oraz wypadkowa – a także Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Jeśli pracownik uczestniczy w Pracowniczych Planach Kapitałowych, dochodzi kolejna wpłata.

W efekcie całkowity miesięczny koszt zatrudnienia pracownika zarabiającego minimalną krajową wynosi w praktyce około 5790 do 5862 złotych. Różnica między tym, co widnieje na umowie jako kwota bazowa, a faktycznym wydatkiem firmy to niemal tysiąc złotych co miesiąc, które dopłacasz „w tle”.

Geografia i branża mają gigantyczne znaczenie

Koszt jednego pracownika potrafi skakać w zależności od tego, na mapie Polski postawisz swoje biuro. Najnowsze raporty GUS nie pozostawiają tu złudzeń. Najwyższe koszty pracy w kraju odnotowano w województwie mazowieckim, gdzie średnia przekracza 12,5 tysiąca złotych na zatrudnionego. Z kolei na drugim biegunie znajduje się województwo podkarpackie, gdzie koszt ten oscyluje wokół 9,3 tysiąca złotych.

Równie ciekawie wygląda to w podziale na branże. Jeśli prowadzisz firmę z sektora informacja i komunikacja, musisz liczyć się z tym, że średnie koszty pracownicze przekraczają 16 tysięcy złotych. Zupełnie inaczej wygląda to w gastronomii czy zakwaterowaniu, gdzie koszty te są znacznie niższe.

Koszty, o których wszyscy zapominają

Większość menedżerów liczy tylko ZUS i podatki, zupełnie pomijając koszty okołopracownicze. A przecież każdy nowy człowiek w zespole generuje całą linię dodatkowych wydatków:

• Rekrutacja: ogłoszenia, godziny poświęcone na rozmowy kwalifikowe lub prowizje agencji doradztwa personalnego.
• Onboarding i sprzęt: zakup laptopa, monitora, licencji na oprogramowanie oraz czas starszych pracowników poświęcony na wdrożenie nowej osoby.
• Formalności: obowiązkowe medycyna pracy, szkolenia BHP czy utrzymanie miejsca w biurze.

Kiedy podsumujesz te wszystkie elementy, okaże się, że rzeczywisty koszt utrzymania pracownika w firmie potrafi być nawet o kilkanaście procent wyższy niż suche wyliczenia z księgowości. Bez zrozumienia tych proporcji łatwo wpaść w pułapkę niedoszacowanego budżetu i dziur w firmowej kasie.